Как внедрить систему KPI в бизнесе?

Если вы планируете развивать и растить бизнес, то вам необходимо оцифровать все процессы. Для отслеживания величины достижения поставленных целей, вводить систему KPI. Она поможет отслеживать бреши и проблемы, благодаря чему можно своевременно менять стратегии и подстраиваться к изменившимся условиям. Мы не управляем тем, что не измеряем. KPI — прежде всего об измерении результатов деятельности. В каждом бизнесе есть своя специфика, поэтому универсальная рекомендация не поможет.

Что такое KPI- это количественный показатель достижения поставленных целей за определенный период. С английского Key Performance Indicator — ключевые показатели эффективности.

Какие основные функции выполняет в компании?

Во-первых, увеличивает показатели эффективности работы. Их можно оценивать разными методами. Первый — соотношение результатов к затраченному времени, второй — соотношение результатов к затраченным ресурсам, третий — соответствие реальных действий прописанным бизнес-процессам.

Во-вторых, увеличивает мотивацию персонала. KPI — прежде всего инструмент достижения главных целей организации, это как ветер, помогающий кораблю плыть к пункту назначения. Но если пункт назначения не ясен, то любой ветер не будет попутным. Одна из самых серьезных ошибок при внедрении — отсутствие целей компании. Сначала стоит выбрать курс, только потом разрабатывать инструмент.

KPI состоит из оклада и премии: оклад платится за выполнение обязанностей, за сам процесс, премия — за достигнутый результат. Зарплата сотрудника зависит от его реального вклада в развитие компании. В рамках функционала сотрудника выбираются не более трех показателей, которые ключевым образом влияют на результат компании. Затем определяют соотношение оклада и премии, далее устанавливают план для ее получения.

Давайте рассмотрим внедрение системы ключевых показателей эффективности на примерах сферы ресторанного бизнеса.

Ресторан стремится, чтобы официант за счет своей работы увеличивал прибыльность заведений. Если свести все к конкретным показателям официанта, то мы получаем количество обслуживаемых посетителей и средний чек. В зависимости от этих факторов будет выстраиваться система мотивации официанта. Но перед выстраиванием KPI, нужно измерить текущие цифры, поставить цели на будущее, далее выставить план. Допустим, ресторан хочет зарабатывать 3 млн рублей в месяц, для этого нужно посчитать средний чек и суммарное количество клиентов. Потом посчитать официантов и соответственно для каждого составить план работы, чтобы заработать желаемую сумму.

С чего начать внедрение?

С руководителей и участников основных бизнес-процессов. Советую применить принцип Парето: сфокусироваться на 20% ключевых сотрудников, создающих 80% результата. Если компания большая, то лучше сначала внедрить KPI в одном отделе, только потом переходить на остальные. Отработайте схему в частном примере, исправьте возникшие ошибки, после этого можно переходить на большие системы.

Зачем готовить сотрудников?

Думаю, никто не будет спорить с тем, что персонал необходимо подготовить к внедрению системы KPI. Не стоит делать это директивно и навязывать новый порядок в приказной форме. Лучше постепенно разговаривать с персоналом на эту тему, спрашивать их мнение. Переход на KPI означает, что часть их зарплаты будут составлять проценты от деятельности, то есть будет зависеть от их эффективности. Не менее 25% оклада сотрудник будет получать как проценты за свои показатели. Некоторые руководители урезают сотрудниками зарплаты и урезанную часть ставят в зависимость от процентов. Например, человек зарабатывал 35 000 рублей, ему урезают фиксированную часть до 20 000 рублей, а остальную составляют проценты. Подобный подход в корне не верен, так как не может никого мотивировать уменьшение зарплаты. Получается, сотруднику нужно работать в несколько раз больше, чтобы получить прежнюю сумму. Такое отношение подрывает не только подход к мотивации, но и базовую безопасность работников.

Из каких этапов состоит процесс внедрения?

1. Выберите должности для внедрения. Не делайте это сразу для всей компании. Начните с ключевых сотрудников, дающих 80% результата. Когда вы проверите теорию на практике, тогда распространяйте ее на других членов организации.

2. Определите ключевой функционал. Какие действия сотрудников помогают компании приблизиться к своим глобальным целям?

3. Определите ключевые показатели. Например, официант должен обслужить N число посетителей ресторана, менеджер по продажам совершить X звонков и отправить Y презентаций.

4. Установите расчетный период. Определите период, на который вы будете планировать достичь ключевых показателей. Традиционно это месяц. Чем больше показатели, тем длиннее период.

5. Определите соотношение оклада и премии. Как я уже упоминала, процент должен мотивировать сотрудника, а не замещать часть его прежнего оклада.

6. Сформируйте шкалу, сроки и порядок выплат. Правила должны быть понятны для всех участников игры.

7. Зафиксируйте на бумаге. Если не записали, значит, этого не существует. Поэтому фиксируйте, анализируйте и обнародуйте для сотрудников. Будьте восприимчивы к обратной связи.

Автор вопроса: Елена Уварова